Säkerställ en korrekt och effektiv process för förarnas arbetstidsrapportering

Gör det enkelt för dina förare att rapportera sina arbetstider i och utanför fordonet samt andra lönegrundande aktiviteter och traktamenten.

Boka en demo!

Varför effektivisera arbetstidsrapportering för förare?

Förarnas löner utgör ofta 35–40 % av den totala transportkostnaden. Det är därför viktigt att inrapporterad tid stämmer överens med utfört arbete. Förarna skall ha sin rättmätiga lön samtidigt som det ju ligger i bolagets intresse att inte betala ut för mycket i lön då det ju har stor påverkan på företagets lönsamhet. Dessutom måste processen att rapportera tider vara smidig samtidigt som det är enkelt att granska, justera (vid behov), attestera och generera löneunderlaget före export till lönesystem.

Så skapar du smidig hantering av arbetstider och löner

Hantering av förarnas tider och framtagande av ett korrekt löneunderlag följer en 3-stegsprocess enligt nedan.

1. Föraren rapporterar

• Ordinarie arbetsdagar rapporteras med början, slut och raster
• Traktamente rapporteras
• Övriga aktiviteter som frånvaro kan rapporteras i efterhand

2. Transportledaren kontrollerar och godkänner

• Transportledaren kontrollerar uppgifterna
• Transportledaren kompletterar med schema-tid och gör ev justeringar
• Transportledaren godkänner varje arbetsdag

3. Löneadministratören exporterar till lönesystemet

• Administratören väljer underlag (vilka förare, vilken period)
• Administratören skapar exportfilen och kontrollerar innehållet
• Administratören exporterar underlaget in i lönesystemet

Vår tjänst för arbetstidsrapportering möjliggör manuell tidsrapportering av föraren, eller automatisk registrering av arbetstider via färdskrivaren i fordonet. All information finns sedan tillgänglig via en mängd rapporter som transportledningen har tillgång till i vårt   webbaserade kontorssystem Weboffice.

 

Fördelar

  • Bättre kontroll över personalresurserna

  • Minimera dyr övertid genom planering

  • Lön efter prestation

  • Lättare att komma till rätta med problem och avvikelser

  • Smidig rapportering för förarna

Exempel på rapporter för analys av arbetstider i Weboffice

Efter att förarna rapporterat sina tider, eller att tiderna automatiskt registrerats av färdskrivaren, skickas de in till Weboffice. I Weboffice kan transportledningen granska tider, raster och annat arbete via 3 rapporter baserade på manuell rapportering och 3 rapporter baserade på automatisk registrering, se nedan.

Detaljerad arbetstidsrapportSummerad arbetstidsrapport, enskild förareSummerad arbetstidsrapport, flera förare
Automatisk, inloggningsbaserad (färdskrivaren)Visar varje rapporterat arbetspass, baserat på automatiskt skapade Inloggnings- och UtlogningsaktiviteterVisar summering för en förare, baserat på automatiskt skapade Inloggnings och Utloggningsaktiviteter. En rad per dag, en förare per rapport/sida.Visar en summering för flera förare, baserat på automatiskt skapade Inloggnings- och utloggnings aktiviteter. En rad per förare för hela tidsperioden.
Manuell, skiftbaserad (föraren)Visar varje rapporterat arbetspass, baserat på manuellt skapade Skiftstart och Skift-slut aktivitetVisar summering för en förare, baserat på manuellt skapade Skiftstart och Skift-slut aktiviteter. En rad per dag, en förare per rapport/ sidaVisar en summering för flera förare, baserat på manuellt skapade Skiftstart och Skift-slut aktiviteter. En rad per förare för hela tidsperioden